Depuis que j’ai commencé à lutter contre mon penchant au multi tasking permanent, j’ai lu des dizaines, peut-être des centaines d’articles sur la productivité.

L’immense majorité d’entre-eux propose des solutions apparemment simples à mettre en place : mise en place de rituels, découpage du travail en tâches, priorisation régulières des sujets, découpage structuré du temps, et application d’une taxonomie pour s’y retrouver.

Sur le papier, c’est merveilleux, mais l’application est souvent catastrophique. La promesse de transformer le pire procrastinateur en ninja hyper productif est forcément trop belle pour être vraie. Elle implique la simplification souvent outrancière d’un ensemble de problèmes complexes, et les ressources dédiées au sujet passent forcément sous silence un certain nombre de points qui rendraient les méthodologies associées beaucoup moins séduisantes.

1. Gérer des TODO lists n’a rien de naturel

J’ai fait ma première TODO en 1999, bien avant de m’intéresser aux problématiques de productivité. À l’époque, j’y notais les choses que je voulais faire dans un avenir plus ou moins proche : projets informatiques, listes de lecture, voyage au Japon…

Quand je suis devenu chef de projets Web, j’ai généralisé l’utilisation de TODO. Je notais absolument tout ce que j’avais à faire. Il y avait une liste pour le travail, et une pour la maison, une liste pour mes projets personnels, et une pour les loisirs.

À court terme, faire des listes a été bénéfique : je n’oubliais plus les petites choses importantes, et même si je détestais mon travail, le fait de rayer une tâche avait quelque chose de particulièrement gratifiant.

À long terme, ça a été l’horreur. Malgré des horaires de malade, je ne parvenais jamais au bout de ma TODO du jour. Je commençais chaque journée avec une pile de choses en retard et la sensation d’être en train de m’appuyer sur la tête pour me noyer moi-même.

Il m’a fallu reprendre de zéro pour me [sortir de l’enfer des TODO lists]. J’en ai tiré une leçon importante : les TODO lists ne s’organisent pas toutes seules, si vous ne le faites pas, personne ne le fera pour vous. Le management de ses TODO lists est un pas important vers une meilleure organisation.

2. Les priorités changent forcément au cours de la journée

Je ne connais pas de métiers exempts d’imprévu. Même à l’époque où j’étais à la chaine chez un imprimeur, nos journées de travail étaient remplies d’imprévus : bourrage dans les rotatives, panne du stacker, commande urgente, rouleau de papier déchiré, massicot bloqué…

Prioriser ses semaines et ses journées, de préférence la veille — ou le vendredi soir — c’est une bonne chose. Cela permet de se coucher l’esprit libre, d’ordonner ses tâches, et de s’assurer que l’on n’oublie rien d’important.

Mais il ne faut pas en faire une religion.

Il est rarissime de parvenir à faire tout ce qu’on avait prévu dans la journée, et il ne faut surtout pas s’en rendre malade. Je sais que je ne dois jamais remplir plus de la moitié d’une journée de travail si je veux respecter mon planning.

Les imprévus doivent amener à revoir la priorité de ce qu’on avait prévu de faire, pas à travailler toute la nuit pour tenir son programme. Il est critique de savoir faire des choix en cours de journée, et de le faire savoir.

3. L’INBOX zéro est un mythe

L’INBOX zéro, c’est le fait d’avoir traité l’intégralité de son courrier électronique, au point d’avoir une voie mail constamment vide. **L’INBOX zéro est un peu le Saint Graal de la productivité, et tout comme lui, c’est un mythe.

À moins d’avoir un assistant personnel à plein temps et un énorme coup de bol, parvenir à l’INBOX zéro tout en faisant ce qu’on avait prévu de faire est impossible.

Pour y parvenir, il faut trois conditions :

1. Modifier en profondeur son programme de la demi journée afin de traiter tout ce que contient sa boite mail.
2. Disposer de toutes les informations nécessaires pour répondre à ses mails. Difficile dans un cadre personnel, extrêmement dur dans un cadre professionnel.
3. Ne pas avoir besoin d’un retour de mail pour en archiver un.

La gestion de la boite mail est un sujet à part, qui mérite une série d’articles à part, mais une chose est certaine : créer des tâches liées à ses mails pour pouvoir les archiver ne résout rien.

4. Adopter de nouveaux outils ne se fait pas en un jour

Les articles qui traitent de la productivité sont souvent liés à des outils : gestion de tâches, gestion de mails, calendriers, journaux personnels… Ils donnent l’impression que leur prise en main est aisée, ce qui est parfois vrai, et passent sous silence le temps nécessaire à l’adoption.

Un mythe de la productivité — je n’ai jamais trouvé aucune étude sérieuse à ce sujet — prétend qu’il faut 21 jours pour prendre une nouvelle habitude. Si on rajoute une semaine de prise en main des nouveaux outils, on arrive déjà à pratiquement un mois avant de pouvoir passer à autre chose.

Un mois de formation de l’habitude, c’est à la fois très court et très long. Durant toute cette période, il faut dégager du temps et de l’énergie supplémentaire afin de prendre les nouveaux outils en main. Une fois l’habitude ancrée, il y a un gain de temps et de concentration réels, mais ils ont un prix.

C’est un peu comme si vous décidiez de vous mettre au vélo pour aller travailler au lieu de prendre les transports en commun. A moins d’avoir déjà l’habitude de faire du vélo en ville et une bonne condition physique, il faudra un certain temps d’accoutumance, durant lequel votre trajet quotidien sera plus long et plus fatiguant. Ce n’est qu’après cette période d’adaptation que vous gagnerez réellement du temps et que vous sentirez les effets sur votre condition physique.

5. Pomodoro et ses dérivés fonctionnent à merveille dans une cage de Faraday installée au fond d’une grotte

J’aime beaucoup la [méthode Pomodoro], qui permet de découper son temps de travail et d’améliorer sa concentration sur des périodes relativement longues. Quand je suis au bureau, j’essaie de tenir des Pomodori de 25 minutes ; en télétravail, il m’arrive de monter à 50 minutes.

Pomodoro me pose un seul problème : à moins d’être dans une cage de Faraday isolée au fond d’une grotte inaccessible, cette méthode et ses dérivés sont intenables dans un bureau moderne.

Si on est en open space, les ruptures d’attention sont pratiquement permanentes. 37Signals avait mis en place des heures durant lesquelles il est interdit de déranger ses collègues. Je trouve ça génial, même si cela demande d’organiser le reste de ses journées autour de ces périodes.

Si on travaille en remote, il faut accepter le fait que les outils de communication asynchrones ne plaisent pas à tout le monde. La durée réelle de périodes de travail pourra donc varier en fonction de la patience des collègues aux sollicitations desquels vous n’avez pas répondu depuis plus de 10 minutes.

Même si elles sont dans les faits difficilement applicables, les méthodes de segmentation du temps sont loin d’être inutiles. Elles permettent de lutter contre la dispersion et la procrastination en délimitant les périodes mono taches et les période où l’on peut se permettre de papillonner. Rien n’empêche de mettre son timer en pause le temps de l’interruption et de se remettre à ce qu’on faisait sans aller d’abord faire un tour sur Reddit.

6. Les nouvelles routines ne résistent pas au passage du week-end

Le Web fourmille d’articles traitant de la mise en place de nouvelles routines. Ce sont en générale des routines visant à avoir une vie plus saine, ou à se libérer l’esprit comme se coucher tôt et se lever encore plus tôt, faire des pauses pour aller marcher dans un parc, méditer ou boire des verres d’eau à heure fixe.

En pleine période de mise en place, ces nouvelles routines ne résistent pas au passage du week-end.

Cela implique que si vous décidez de vous coucher à 22h pour vous lever à 5h du matin, il faut aussi le faire le week-end. C’est pareil pour les verres d’eau deux fois par jour, le break de 16 heures, ou la méditation tourné vers Machu Pichu.

En cas d’interruption, le cerveau va tout simplement « oublier » la nouvelle routine dès le lundi matin, et remettre en place les anciennes habitudes. Il est donc important de les maintenir 7 jours sur 7, au moins les premiers mois.

7. La meilleure méthodologie échoue face au manque de volonté

C’est probablement le plus gros morceau passé sous silence dans les articles que j’ai pu lire sur la productivité. La meilleure méthodologie ne résiste pas au manque de volonté.

Mettre en place de nouvelles habitudes ou abandonner les anciennes demande beaucoup de volonté. Il s’agit de se forcer à sortir quotidiennement de sa zone de confort, faire des efforts dont on se passerait volontiers, et investir du temps et une énergie que l’on n’a pas toujours.

Il peut être utile d’avoir quelqu’un autour de soi pour booster un peu la volonté, soit par l’émulation, soit par la coercition.

A la fin du lycée, j’ai décidé d’arrêter de fumer sur un pari. Vivant dans une famille de fumeurs, le challenge était d’autant plus compliqué que je n’avais pas de réelle motivation pour le faire. Ou plutôt si : toute la classe était au courant, et il était hors de question que je perde.

Durant la récréation — nous avions encore le droit de fumer au lycée — il m’est arrivé de chercher à piquer une cigarette. Je pétais un plomb, et la tentation était vraiment forte. Mais à chaque fois, une de mes camarades était là pour me menacer de m’en coller une si je faisais ça.

Le résultat a été à la hauteur de mes espérances : je n’ai jamais touché à une cigarette depuis que j’ai donné mon paquet de tabac à ma mère. Mais pour cela, il m’a fallu des boosts pour pallier mes éventuelles faiblesses de volonté

That’s all folks !

Et voilà, c’est terminé pour aujourd’hui. Je m’étais promis de ne plus faire de listes, mais le brouillon de cet article traine depuis près d’un an dans mon éditeur, et il fallait bien que je le finisse un jour ou l’autre.

J’espère que ces quelques conseils vous aideront. La mise en place d’habitude de productivité est quelque chose de très personnel, et il n’y a pas vraiment de formule magique, sinon nous serions tous à la semaine de 4 heures.

Original article published on 7 choses que les livres sur la productivité ne vous diront jamais